📄 Invoice Generator & Penawaran Harga (SPH)

Halaman Invoice & Penawaran adalah modul untuk membuat dokumen bisnis profesional — baik Invoice (Faktur Tagihan) maupun Surat Penawaran Harga (SPH). Dirancang khusus untuk bisnis yang melayani klien perusahaan, brand, event organizer, atau instansi yang memerlukan dokumen formal sebelum dan sesudah deal.

Apa Bedanya Invoice dan SPH?

	Invoice (Faktur Tagihan)	SPH (Surat Penawaran Harga)
Tujuan	Menagih klien yang sudah sepakat	Menawarkan harga ke calon klien
Kapan dibuat	Setelah deal dan pekerjaan siap ditagih	Sebelum deal — saat klien minta penawaran
Nomor	`INV-YYYYMMDD-XXX`	`SPH-YYYYMMDD-XXX`
Tanggal penting	Jatuh Tempo (due date)	Berlaku Hingga (valid until)
Cocok untuk	Tagihan pekerjaan yang sudah disepakati	Penawaran ke procurement perusahaan

Alur kerja umum:

Klien minta penawaran → Buat SPH → Kirim ke klien
     → Klien ACC → Konversi SPH ke Invoice → Tagih pembayaran

Cara Mengakses

Di sidebar kiri, klik menu 📄 Invoice & Penawaran.

Tampilan Halaman

Di bagian atas terdapat dua tab:

Tab Invoice — daftar semua faktur tagihan
Tab Penawaran Harga (SPH) — daftar semua surat penawaran

Masing-masing tab memiliki kartu ringkasan di bagian atas:

Kartu di Tab Invoice

Kartu	Penjelasan
Total Invoice	Berapa total invoice yang pernah dibuat
Belum Lunas	Invoice dengan status SENT yang belum dibayar
Jatuh Tempo	Invoice yang sudah melewati due date dan belum PAID

Kartu di Tab SPH

Kartu	Penjelasan
Total SPH	Berapa total penawaran yang pernah dibuat
Menunggu Respons	SPH yang sudah dikirim, belum ada jawaban dari klien
Diterima	SPH yang sudah disetujui klien (ACCEPTED)

Cara Membuat Dokumen Baru

Langkah 1 — Klik Tombol Buat

Di tab Invoice: klik + Buat Invoice
Di tab SPH: klik + Buat SPH

Langkah 2 — Isi Informasi Klien

Field	Keterangan
Nama Klien (wajib)	Nama orang atau PIC yang bertanggung jawab
Nama Perusahaan	Nama instansi/perusahaan klien (opsional)
Email	Email klien untuk pengiriman dokumen
Nomor HP	Nomor WhatsApp/HP klien
Alamat	Alamat lengkap perusahaan atau klien

Langkah 3 — Isi Tanggal

Invoice: Tanggal Dokumen + Tanggal Jatuh Tempo (deadline bayar)
SPH: Tanggal Dokumen + Berlaku Hingga (batas waktu penawaran ini valid)

Langkah 4 — Tambahkan Item Pekerjaan

Ini bagian inti dokumen — rincian produk/jasa apa saja yang ditagihkan atau ditawarkan.

Lihat bagian "Cara Input Item" di bawah untuk penjelasan lengkap tiga mode input.

Langkah 5 — Isi Diskon dan Pajak (Opsional)

Field	Keterangan
Diskon (%)	Potongan harga dari subtotal, contoh: `10` untuk 10%
PPN (%)	Pajak Pertambahan Nilai, contoh: `11` untuk PPN 11%

Perhitungan otomatis:

Subtotal          = Total semua item
Setelah Diskon    = Subtotal - (Subtotal × Diskon%)
PPN               = Setelah Diskon × PPN%
TOTAL AKHIR       = Setelah Diskon + PPN

Langkah 6 — Tambahkan Catatan (Opsional)

Isi kolom Catatan/Notes untuk informasi tambahan seperti:

Syarat pembayaran ("Pembayaran paling lambat 14 hari")
Informasi rekening bank tujuan transfer
Catatan khusus untuk klien

Langkah 7 — Simpan

Klik Simpan — dokumen tersimpan dengan status DRAFT.

Cara Input Item (3 Mode)

Mode 1 — Pilih dari Katalog Produk

Cocok ketika produk atau jasa sudah ada di daftar inventori toko.

Klik kolom Deskripsi Pekerjaan di baris item
Mulai ketik nama produk — dropdown pencarian akan muncul
Klik produk atau varian yang sesuai dari hasil pencarian
Harga otomatis terisi sesuai harga yang terdaftar di inventori
Sesuaikan Qty (jumlah) dan Satuan jika perlu

Keuntungan mode ini: Harga konsisten dengan yang ada di sistem, tidak perlu input ulang, dan bisa langsung pilih varian (misalnya ukuran atau warna produk).

Mode 2 — Input Custom (Jasa / Item Non-Katalog)

Cocok untuk jasa yang belum terdaftar di inventori, atau item dengan harga yang dinegosiasi khusus per proyek.

Ketik langsung deskripsi bebas di kolom Deskripsi Pekerjaan
- Contoh: "Jasa Desain Logo", "Instalasi Sistem CCTV", "Konsultasi Branding"
Ketik atau pilih Satuan (contoh: paket, jam, hari, pcs)
Input Qty dan Harga Satuan secara manual

Keuntungan mode ini: Fleksibel total — tidak terbatas pada katalog produk yang ada.

Mode khusus untuk produk percetakan yang dihitung berdasarkan ukuran fisik (lebar × tinggi).

Cara mengaktifkan:

Pilih produk bertipe Area Based dari katalog, ATAU
Klik ikon 📐 di baris item untuk mengaktifkan mode area secara manual

Setelah mode aktif, sub-baris biru akan muncul di bawah item:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  📐 L (Lebar): [3] m  ×  T (Tinggi): [2] m  = 6 m²    │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Isi L (Lebar) dalam meter — contoh: 3
Isi T (Tinggi) dalam meter — contoh: 2
Total m² terhitung otomatis: 3 × 2 = 6 m²
Qty otomatis terisi = 6 (total m²)
Satuan terkunci ke m²
Total harga = Harga/m² × Total m²

Contoh nyata:

Banner MMT Outdoor
  L: 4m × T: 1.5m = 6 m²
  Harga: Rp 45.000/m²
  Total: Rp 270.000

Saat dokumen disimpan, deskripsi item otomatis diperbarui menjadi: "Banner MMT Outdoor (4m × 1.5m)" — sehingga klien bisa melihat ukuran yang dipesan.

Alur Status Dokumen

Status dokumen menunjukkan di tahap mana proses bisnis sedang berjalan.

Status Invoice

Status	Arti	Langkah Selanjutnya
DRAFT	Baru dibuat, belum dikirim	Ubah ke SENT setelah siap kirim
SENT	Sudah dikirim ke klien	Ubah ke PAID saat klien membayar
PAID	Sudah lunas dibayar	Selesai
CANCELLED	Dibatalkan	Selesai

Status SPH (Penawaran Harga)

Status	Arti	Langkah Selanjutnya
DRAFT	Baru dibuat, belum dikirim	Ubah ke SENT saat siap dikirim ke klien
SENT	Sudah dikirim, menunggu respons klien	Ubah sesuai jawaban klien
ACCEPTED	Klien setuju dengan penawaran	Konversi ke Invoice untuk penagihan
REJECTED	Klien menolak penawaran	Arsip atau buat SPH baru dengan revisi harga
EXPIRED	Masa berlaku habis tanpa respons	Tawarkan lagi dengan SPH baru

Cara Mengubah Status

Di tabel daftar dokumen, klik tombol aksi di kolom Status — pilihan status yang tersedia akan muncul sesuai alur yang logis.

Konversi SPH ke Invoice

Ketika klien menyetujui penawaran Anda:

Ubah status SPH menjadi ACCEPTED (klik tombol di kolom aksi)
Tombol "🔄 Jadikan Invoice" akan muncul di baris tersebut
Klik tombol tersebut — sistem otomatis membuat Invoice baru dengan:
- Nomor baru format INV-YYYYMMDD-XXX
- Semua data klien, item, diskon, PPN dari SPH diambil otomatis
- Due date diset 14 hari dari tanggal konversi
Invoice baru langsung muncul di tab Invoice dengan status DRAFT — siap dikirim ke klien

Tidak perlu input ulang apapun — semua data berpindah otomatis.

Cetak / Export ke PDF

Di baris dokumen yang ingin dicetak, klik ikon 🖨️
Jendela cetak akan terbuka dengan tampilan profesional:
- Header: Logo toko + nama dan alamat toko
- Info klien: nama, perusahaan, email, HP, alamat
- Nomor dokumen, tanggal, dan jatuh tempo
- Tabel item dengan Qty, Satuan, Harga Satuan, Subtotal
- Baris Diskon dan PPN
- Total Akhir yang jelas dan besar
- Catatan/Notes di bagian bawah
Gunakan Ctrl+P (Windows) atau Cmd+P (Mac) untuk:
- Cetak fisik ke printer
- Simpan sebagai PDF — pilih "Save as PDF" sebagai printer tujuan

Tips Penggunaan

Selalu mulai dari DRAFT — simpan dulu, baca ulang seluruh dokumen, pastikan tidak ada yang salah sebelum dikirim ke klien.

Manfaatkan SPH untuk klien baru — jauh lebih profesional dibanding kirim harga via chat WhatsApp. Klien perusahaan biasanya memerlukan dokumen formal untuk proses approval internal mereka.

Set "Berlaku Hingga" yang realistis — biasanya 7–14 hari untuk harga yang berfluktuasi (bahan baku, dolar), atau 30 hari untuk jasa/harga tetap. Ini mendorong klien lebih cepat memutuskan.

Gunakan Catalog Picker untuk produk yang ada di inventori — harga terjaga konsisten dan tidak perlu input manual yang rentan typo.

Catat semua catatan penting di Notes — rekening bank tujuan transfer, syarat pembayaran, catatan khusus proyek. Ini akan tercetak di dokumen dan memudahkan klien.

Pertanyaan Umum

Q: Apakah bisa buat invoice untuk transaksi yang sudah terjadi di kasir?

Invoice di modul ini terpisah dari kasir POS — ditujukan untuk proyek/klien B2B yang butuh dokumen formal, bukan untuk transaksi ritel harian.

Q: Berapa banyak item yang bisa ditambahkan dalam satu dokumen?

Tidak ada batasan — Anda bisa menambahkan sebanyak item yang dibutuhkan.

Q: Bisa tidak mengubah isi Invoice setelah dikirim (status SENT)?

Bisa — klik ikon edit di baris dokumen untuk membuka form edit. Pastikan Anda konfirmasi ulang ke klien jika ada perubahan setelah dokumen dikirim.

Q: Apakah SPH yang sudah dikonversi ke Invoice masih bisa diedit?

SPH aslinya tetap tersimpan dan tidak berubah. Invoice baru yang dibuat dari konversi adalah dokumen terpisah yang bisa diedit secara independen.

Dokumentasi PosPro — Invoice & Penawaran Harga | Terakhir diperbarui: Maret 2026

📄 Invoice Generator & Penawaran Harga (SPH) ​

Apa Bedanya Invoice dan SPH? ​

Cara Mengakses ​

Tampilan Halaman ​

Kartu di Tab Invoice ​

Kartu di Tab SPH ​

Cara Membuat Dokumen Baru ​

Langkah 1 — Klik Tombol Buat ​

Langkah 2 — Isi Informasi Klien ​

Langkah 3 — Isi Tanggal ​

Langkah 4 — Tambahkan Item Pekerjaan ​

Langkah 5 — Isi Diskon dan Pajak (Opsional) ​

Langkah 6 — Tambahkan Catatan (Opsional) ​

Langkah 7 — Simpan ​

Cara Input Item (3 Mode) ​

Mode 1 — Pilih dari Katalog Produk ​

Mode 2 — Input Custom (Jasa / Item Non-Katalog) ​

Mode 3 — Area Based (Banner, Spanduk, Sticker per m²) ​

Alur Status Dokumen ​

Status Invoice ​

Status SPH (Penawaran Harga) ​

Cara Mengubah Status ​

Konversi SPH ke Invoice ​

Cetak / Export ke PDF ​

Tips Penggunaan ​

Pertanyaan Umum ​